Tips och mallar för din förening

Vårt samhälle förändras ständigt och IOGT-NTO med det. De senaste årens digitala boom har skapat nya möjligheter och utmaningar för vår över 140-åriga organisation. Myndigheter och banker ställer idag helt andra krav på våra protokoll och andra viktiga handlingar än tidigare och vi behöver uppdatera kunskapen om hur vi ska skriva dem för att slippa krångel. Kontrollera gärna med er bank före mötet. Den här lilla samlingen med tips och mallar ska ses som förslag som förhoppningsvis kan underlätta föreningens arbete.

Här följer några sammanfattande punkter:

Allmänt

– Utgå från IOGT-NTO:s senast uppdaterade Stadgar IOGT-NTO 2021(stadgar för förening finns i samlingen ) Besluta vid årsmötet att anta dem som era egna.

– Observera att årsmötet ska välja minst 3 styrelseledamöter till minst dessa poster: ordförande, kassör, och sekreterare. Ange de valdas personnummer i protokollet. Föreningen kan välja personer i styrelsen på ett år eller två år.

– Firmatecknare ska väljas vid styrelsemöte. Välj gärna fler än två ur styrelsen till firmatecknare, dock alltid två i förening. Detta förfaringssätt underlättar om avstånden rent fysiskt är stora mellan styrelsens medlemmar eller om någon i styrelsen av någon anledning inte kan fullgöra sitt uppdrag.

– Olika fullmakter behöver också delas ut, var för sig eller två i förening.Bankerna har idag många olika nivåer på de fullmakter som kan tilldelas. Oinskränkt behörighet ger den/de valda rätt att administrera föreningens tillgångar oavsett beloppsstorlek. Föreningen/styrelsen kan också välja att begränsa behörigheten till att t ex betala fakturor eller hantera transaktioner upp till ett visst belopp. Kontrollera gärna vilka krav er bank ställer innan ni beslutar. Fullmakter gäller vanligtvis tills de dras in eller ändras vilket gör att föreningen inte behöver skicka in fullmakt varje år om inga förändringar skett.

Skatteverket vill också att föreningar väljer deklarationsombud som företräder föreningen. Tips! Välj minst två personer, var för sig.

Postombud behövs allt oftare för att få ut paket, avier och andra försändelser skickade till föreningens adress. Tips! Välj minst två personer, var för sig.

Medlemsregisteransvarig för föreningens medlemsregister ska också väljas. Här kan förening välja en eller flera personer som får behörighet till registret var för sig.

Protokoll

Formkraven på protokollen har ökat. I vår samling finns en grundmall för årsmötesprotokoll och styrelseprotokoll.

Här följer en checklista på vad som bör finnas med:
– Föreningens organisationsnummer.
– Ange personnummer på alla personer som väljs till styrelsen, tilldelas fullmakter och behörigheter att företräda föreningen.
– Löpande paragrafnummer under verksamhetsåret.
– Sekreterare och justeringspersoner sätter sina signaturer längst ned på alla sidor i protokollet (utom den sista där namnunderskrifterna finns).
– Om man i protokollet hänvisar till bilagor ska dessa bifogas protokollet och signeras av sekreterare och justeringspersoner.
– Formulera tydliga beslutssatser, t ex Mötet beslutade att………

Lycka till med föreningsarbetet! Hoppas dessa tips kan hjälpa till i det administrativa arbetet!

Har du några frågor så kontakta oss gärna på svea@iogt.se.

Blankettmallar

Blanketterna är tillgängliga i pdf-format.

Mall föredragningslista föreningsårsmöte

Mall protokoll föreningsårsmöte

Mall protokoll styrelsemöte

Mall utläggsblankett

Mall reseräkningsblankett